關於文件化管理的部分，應該常常有公司會煩惱以下幾個問題。
1.『我們公司一定要發行紙本文件嗎?』
2.『紙本文件抽換費時、費力又不環保，可否發行電子文件取代紙本文件?』
ISO9001:2015 條款 7.5.1 提到組織在建構品質管理系統應包括 ISO9001 所要求的 文件化資訊，以及組織所決定之品質管理系統有效性所必要的文件化資訊。 所謂『文件化資訊』就是舊版條款所說的『文件與紀錄』。
條款 7.5.2 也說明了當組織制定與更新文化資訊時，應確保適當的格式（例如： 語言、軟體版本、圖示）和媒體（例如：紙張、電子格式）。 所以，條款中已明確說明紙本或電子檔文件或是 ERP 系統產生之表單紀錄以及公 司內、外部往來之 e-mail，只要符合 ISO9001 條款要求，都可視為有效之文件化 資訊。 首先，我們先思考文件架構及各階文件的使用頻率問題。
一般最常見之文件架構是所謂的四階文件架構。
各階文件使用頻率：四階＞二階＞一階＞三階。
故一、二、四階文件以電子化方式存放於內部網路中是合理的。 再加上這些文件之使用對象一般都為間接人員，辦公室對於電腦的取用性是方便 的，更加強化其可行性。
三階文件使用對象以現場人員為主，其使用電腦的便利性不佳，所以仍以發行書 面文件為主。但是，如量測儀器校驗說明書，因屬品保單位使用，品保人員一般 皆充分配置電腦，這類文件以電子檔發行亦無疑慮。
文章來源：https://mymkc.com/article/content/22878
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